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采購風險防范
本站    2019-4-28 9:02:42    45   

采購風險防范

 

受到內外部環境不可控因素的影響,作為企業生產運作起點的采購活動各個環節中都存在不同程度的風險。分析企業采購過程,有針對性地的做好風險防范工作,是企業采購工作的重中之重。

采購活動是企業生產運作的起點,是企業降低成本、增加利潤的重要環節。受到內外部環境不可控因素的影響,采購活動各個環節中都存在不同程度的風險。如果不對這些風險加以深入研究和控制,企業采購過程中就非常容易滋生暗箱操作、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現象,同時也容易出現積壓浪費,更有甚者還可能出現包括質量問題、交付不及時、增加成本、上當受騙等情況。因此采購風險防范是企業經營管理的重中之重。

 

采購風險與業務流程

 

采購風險

采購風險是指企業在采購過程中出現的采購員暗箱操作、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等腐敗現象,或者出現采購物品積壓浪費、質量不達標、交付不及時等各種意外情況,導致采購的實際結果與企業預期目標相偏離的程度和此偏離程度給企業帶來損失的可能性。

 

采購業務流程

采購作為企業供應鏈管理過程中非常重要的一個環節,其主要是指企業在一定的條件下,將市場上的某類產品或服務購買回來作為企業生產發展的資源,以此來保證企業各個環節能夠正常運轉的一項活動。

采購環節的業務流程較多,因此風險發生的概率也比較大。

 

采購風險的識別

通過分析采購流程圖,將采購活動進行分解,針對不同的業務節點,分析不同風險情況,將采購風險區分為業務風險及管理風險兩大類。

一、業務風險

1、市場風險:由政府政策的變化等外因導致的市場需求等方面的變化,導致采購活動無法及時調整;

2、計劃風險:在指定采購計劃的過程中,由于采購人員對市場的分析不到位、對所要進行的采購項目管理不科學等內部原因, 導致采購活動與企業的采購目標發生了較大的偏離;

3、合同風險:雙方在擬定合同的過程中合同條款模糊不清,盲目簽約;或是合同的簽訂違反法律規定,例如采購人員利用職務之便,收受賄賂,私自泄露企業的招標信息;

4、意外風險:由于供應商合同在實際履行過程中不按照協議,中途偏離預定的目標,在很大程度上給企業帶來意想不到的風險;

5、違約風險:供應商在交貨時間、交貨地點等方面違反合同,給企業帶來損失;

6、采購價格風險:在制定合同條款時對采購價格的約定較模糊,最終交貨時產生價格爭議;

7、商業發票風險:由于供應商開具的商業發票性質及金額有誤,可能會給企業造成無法入賬審批等風險;

8、質量風險:在質量上參差不齊、濫竽充數,在貨物的規格上不按企業規定私自調整等,使所供應的貨物無法滿足企業生產要求;

9、數量風險:由于供應商為企業提供的貨物在數量上缺斤短兩,不能滿足企業所需數量,使企業面臨停產風險;

10、滯銷風險:采購員進行采購活動的過程中,對市場的預估有誤,導致盲目采購,最終造成產品貶值滯銷;

11、脫銷風險:采購物品的數量不能滿足生產部門的實際需要,不能做到及時供應,導致實際的生產不得不中斷;

12、贈品到貨風險:由于供應商承諾給企業的附贈品不能及時到貨,導致企業的一系列營銷活動不能順利開展,錯過商機;

13、庫存成本風險:由于采購過程中沒有按照經濟訂購批量來進行采購,導致采購物品的數量遠大于目前所需,造成庫存成本的大大增加;

二、管理風險

1、責任風險:企業在招聘、培訓采購人員的過程中,首先對應聘人員的基本信息未能切實把好關,對其能力的測試等環節也沒有做到深入細致,導致招聘到企業中來的采購員本身素質、能力等各方面良莠不齊,為企業帶來法律及業務方面的責任風險;

2、腐敗風險:在員工的培訓環節也沒有著重強調采購人員應該具備的各項素質及應該遵守的紀律,給企業的營運帶來腐敗風險。

采購風險評估與以上十五種采購風險之后,要開展的就是采購風險的評估,根據國內比較流行的風險識別標準來為十五種采購風險進行評分,將對風險威脅程度高、對公司發展危害性大、對策的可操作性較低的定為典型性采購風險,并進行細致研究,如表1所示。

 

采購風險ABC分類

 

將以上識別出的十五種潛在采購風險,根據風險識別評分表中的分數,從高到低來進行排序,然后按照各種采購風險所得分數在整體上所占的比例來進行ABC分類,確定出風險級別,如表2所示。

A級風險:如果這種風險發生,可能會給企業造成70%-80%的損失;

B級風險:如果這種風險發生,可能會給企業造成10%-20%的損失;

C級風險:如果這種風險發生,可能會給企業造成0-10%的損失。

采購風險分析

 

根據ABC分類的方法將潛在采購風險劃分為三個級別,分析風險發生的原因,再細致分析這三個級別的采購風險對公司經濟、生產、信譽等方面的影響。按照這種方法來劃分風險的嚴重性,如表3所示。

 

采購風險防范措施

 

    根據對風險嚴重性的劃分以及針對不同風險采取的不同的應對措施,使采購風險的等級劃分和應對策略都有了系統的認識,接下來的章節主要將對評估過后的采購風險進行以下分類:(1)按照采購流程的環節分類,即在供應商的選擇、采購合同的制定、招投標流程等環節都可能產生什么樣的風險。(2)按照采購風險管理方法分類,與各種類型的采購風險進行一一匹配,進行有針對性的管理。

    前面已經過篩選與等級的設定,現從采購過程中可能發生的所有風險中選出八大類較為典型的風險來進行系統研究,分別為:市場風險、計劃風險、自然意外風險、合同風險、質量風險、數量風險、原材料及產成品等物品的庫存成本風險和采購人員自身的腐敗風險。現就這八類風險進行分析,并給出與之相匹配的應對措施

 

采購企業應系統分析本企業采購過程中存在的風險,采取有針對性的方法及策略,有效降低采購風險的發生率,使企業能夠順利進行采購活動,為企業節省各項成本、提高采購效率。

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